傳真機的工作原理就是掃描與轉化的過程，即掃描所需傳送的文件內容然后轉化為黑白點，再用傳統的聲頻傳遞信號。當接收方的傳真機"聽到"信號后，會將相應的點信息打印出來，然后接收方就會收到一份原發送文件的復印件。  

  　　不同的傳真機傳遞方式不一樣，但基本上都是將需要傳真的文件通過光電掃描技術將圖像、文字轉化為采用霍夫曼編碼方式的數字信號，調制后轉成音頻信號，再傳統電話線進行傳送。接收方的傳真機接到信號后，會將信號復原，完成打印工作。  

  　　傳真機在發送信號時的過程是掃描圖像后生成數據信號，然后壓縮、調制，送入電話網傳輸;接收信號的過程是接收電話網的信號，調解、解壓，打印所需文字或者圖像。